كيفية كتابة تقرير بشكل صحيح ، في 10 خطوات

في أيامنا هذه ، سواء في مكان العمل أو خارجه, ليس من غير المألوف في بعض الأحيان أن نعد تقريرًا لحساب أي موقف أو مشكلة.

سواء كان ذلك لتقديم شكوى أو تقديم طلب أو ببساطة لتوثيق موقف معين ، سيكون هذا هو نوع المستند الذي سنكتبه بشكل عام. لكن قد يجد بعض الأشخاص تعقيدًا لإعداد تقرير. لهذا السبب نقدم لك في هذه المقالة سلسلة من الخطوات حول كيفية كتابة تقرير ، على المستوى العام.

ما هو التقرير?

يعد التقرير نوعًا من المستندات المكتوبة بالنثر ، ويتم ذلك بغرض أن يقوم الشخص الذي يقوم بذلك بإبلاغ شيء يشير إلى موقف أو موضوع إلى أشخاص آخرين. عادة يتم توجيهها عادةً إلى الحالات الأعلى (على سبيل المثال إلى مجلس المدينة أو إلى رئيس), على الرغم من أنه يمكنك أيضًا العثور على تقارير تهدف إلى توصيل شيء إلى شخص مختلف عنا حتى تتمكن من التعامل مع نفس البيانات والتباين أو توسيعها.

هناك مجموعة واسعة من أنواع التقارير ، والتي قد يكون لها أغراض مختلفة وهياكل متباينة. ومع ذلك ، في هذه المقالة ، يعتبر إنشاء تقرير يأخذ في الاعتبار الهيكل العام لأي منها..

خطوات لإعداد تقرير

عند إعداد تقرير ، يجب أن نضع في اعتبارنا أنه في المقام الأول سيتعين علينا التفكير في كيف ومتى ولماذا سنقوم بذلك. بعد ذلك ، سيتم كتابة التقرير بناءً على الموقف المراد عكسه والاعتبارات السابقة.

فيما يلي سلسلة من الخطوات المفيدة لكتابة تقرير بشكل صحيح.

1. ما الهدف الذي لدينا?

قبل البدء في الكتابة ، يجب أن نفكر فيما نريد تحقيقه بتقريرنا. هل سنطلب الحل لمشكلة ما أو ببساطة لتخزين البيانات لاستخدامها لاحقًا؟? هل نريد أن نعكس التحقيق العلمي أو تقديم شكوى? يجب أن نأخذها في الاعتبار لتحديد نوع التقرير الأكثر ملاءمة وفقًا للحالة.

2. ضع في اعتبارك نوع النص الذي ستستخدمه

ليست كل التقارير متشابهة ، فكل تقرير له خصائصه المميزة. على سبيل المثال, سيعكس التقرير التمهيدي البيانات دون تقديم أي نوع من التفسير فيما يتعلق بها ، ولا توجد إمكانية لإجراء استنتاجات, بينما سيتطلب نوع العرض التوضيحي للموضوع وضع فرضيات ووضعها في الاختبار من أجل الحصول على سلسلة من النتائج والاستنتاجات.

3. التفكير في الهدف

ليس فقط ما يهم أو كيف ، ولكن أيضا يجب أن نفكر في أي جمهور له تقريرنا كهدف. سيتيح لنا ذلك تكييف مستوى اللغة مع احتياجاتنا واحتياجات الجمهور المذكور.

4. اختيار وتحليل المعلومات

استنادًا إلى الخطوة السابقة ، من الضروري جمع المعلومات التي نريد توفيرها وهيكلها بشكل مناسب بحيث يكون لخطابنا خيط مشترك. يجب أيضًا مراعاة نوع البيانات التي يجب أن تنعكس ومن أو كيف تم استخراج المعلومات.

5. يمكننا استخدام العناصر الرسومية

على الرغم من أن ذلك يعتمد على نوع التقرير ، إلا أنه من الممكن استخدام العناصر المرئية التي تسهل فهم البيانات. نحن نشير على سبيل المثال إلى استخدام الرسوم البيانية الشريطية لتحليل الترددات أو لإجراء تحليل التكلفة والأرباح.

6. العنوان

في حين أنه قد يبدو سخيفا أن أذكر ذلك, ضع عنوانًا صحيحًا للتقرير بطريقة واضحة ، بالنسبة للموضوع الذي يستلزم تنفيذه وفهمه بسهولة هو الشيء الذي يسهل كثيرا فهمها من قبل القراء.

7. اكتب المقدمة

في هذا القسم الأول من التقرير المذكور ، سنقدم ملخصًا موجزًا ​​للموضوع الذي سيتم تناوله في التقرير. فيه يجب أن يظهر الهدف من تحقيق هذا التقرير والمشكلة التي تولد الحاجة لوجوده والسياق الذي يحدث فيه.

8. قم بتوسيع الأفكار وشرح ما يتم بحثه في التطوير

في نص التقرير ، سوف نقوم بترتيب وتوسيع المعلومات المتعلقة بالحدث أو التحقيق, ترك الطرق والإجراءات التي توضح كيفية إنتاج الموقف أو تنفيذه وكيفية الحصول على البيانات واضحة. إذا كان التقرير يعكس التحقيق ، فسيتم دمج جوانب مثل النماذج النظرية واستكشاف الموقف..

9. جعل خاتمة

في الجزء الأخير من التقرير يجب أن تنعكس النتيجة النهائية لما تم استكشافه وتنعكس في التقرير أو في الطلب أو الطلب الذي يتم من أجل حل الوضع. يجب أن تكون واضحة ومفهومة.

10. لغة لاستخدامها

من الضروري أن تكون اللغة واضحة وموجزة في جميع مراحل الكتابة. يجب أن تكون مكتوبة بشكل رسمي وموضوعي ، في الشخص الثالث وبصوت خامل. يجب فصل الحقائق عن الاستدلالات التي تم إجراؤها (إن وجدت) وعليهم التعامل مباشرة مع البيانات التي يتعاملون معها عند معالجتها.