الاتصالات التجارية أنواع شائعة ، والخصائص والأخطاء

نحن نعيش في مجتمع يتم فيه تكوين جزء كبير من سوق العمل استنادًا إلى بيئة الأعمال. سواء أكانت الشركات متعددة الجنسيات أو الشركات الصغيرة والمتوسطة أو الشركات العائلية أو حتى الخدمات الفردية ، يجب أن تأخذ جميعها في الاعتبار أن العنصر الأساسي لبقائها هو التماسك في التنظيم والتواصل بين أجزائها من أجل توحيد الجهود والتقدم نحو هدف مشترك.

في هذا المعنى ، يمكننا أن نؤكد ذلك الاتصالات التجارية هي واحدة من العناصر الرئيسية عند المنظمة, خاصة إذا كان لديه تعقيد معين ، يعمل بشكل صحيح ويمكنه التكيف والبقاء على قيد الحياة. إنه يتعلق بهذا التواصل حول ما سنتحدث عنه خلال هذه المقالة.

• مقالة ذات صلة: "سيكولوجية العمل والمنظمات: مهنة بمستقبل"

ما هو التواصل التجاري?

من المفهوم أنه التواصل التجاري مع مجموعة من العمليات التي تنفذها شركة أو جزء منها من أجل تقديم معلومات السفر ، سواء داخليا بين الإدارات المختلفة أو وظائف الشركة أو إذا كنا نتحدث عن اتصالات الشركة مع الخارج.

من المهم أن نضع في اعتبارنا ، كقاعدة عامة ، أن هذا الاتصال لا يعني فقط القدرة على إصدار المعلومات ، ولكن يشمل أيضًا حقيقة استلامها: نحن نواجه تبادل متبادل للبيانات.

إن التواصل الجيد بين رجال الأعمال يفضل أن يظل جميع أعضاء الشركة متحمسين وأن تكون أفعالهم معروفة ، مما يقلل من عدم اليقين لدى كل من العمال والقادة فيما يتعلق بحالة نفسه. كما أنه يسهل التفاعل ويحسن بيئة العمل, بالإضافة إلى تحسين الإنتاجية والسماح بالتفاعل بشكل أفضل مع أي احتمال.

الأهداف العامة

يتم فهم أهداف التواصل التجاري بسهولة. داخليا ، من ناحية ، يسمح بإنتاج منظمة متماسكة وتبادل المعلومات والنتائج التي تحصل عليها إداراتها أو عمالها المختلفون ، وكذلك الأهداف والرؤية المؤسسية للشركة التي سيتم إنشاؤها ونقلها..

أيضا يسهل فهم ما هو متوقع من كل عامل, وكذلك فهم الحقائق التي يجب أن يواجهها كل منهم. كما أنه يسهل أن يعمل الجميع في نفس الاتجاه ، وأنه يمكن تعلم طرق جديدة للقيام بمسؤولياتهم الخاصة..

فيما يتعلق بالتواصل مع العالم الخارجي ، يعتبر التواصل التجاري ضروريًا للاتصال بالوسائط وإنشاء صورة إيجابية للشركة نفسها ، وكذلك لتحليل الجمهور المستهدف وتقييم احتياجاتهم. كما يتيح لنا أن نتعلم اجتذاب العملاء المحتملين وتقييم التغييرات الكامنة في المجتمع الديناميكي والسوائل الذي نعيش فيه ، وهو أمر أساسي من أجل توقع ومواجهة الصعوبات المحتملة والتكيف مع البيئة..

من أجل أن تكون الاتصالات فعالة ، من الضروري أن تنشئ الشركة نفسها قنوات فعالة لذلك ، بالإضافة إلى تمكين نقل المعلومات من خلال تصرفاتها ، وتوليد وسائل للتواصل وأيضًا العمل بنشاط حتى لا يكون هناك عدم يقين فيما يتعلق بما سئل وسعى داخل المنظمة.

من المهم أيضًا العمل على كل من الجوانب الرسمية وغير الرسمية ، وكذلك تقييم احتياجات وأفكار مختلف العمال. التعاطف أساسي أيضًا ، وكذلك التنظيم الجيد والتخطيط لآليات الاتصال.

• ربما تكون مهتمًا: "هوية الشركة: ما هي وكيف تعرف المنظمات"

أنواع مختلفة من الاتصالات التجارية

لا تتواصل جميع الشركات والمؤسسات بنفس الطريقة ، وهناك أنواع وتصنيفات مختلفة من الاتصالات التجارية بناء على معايير مختلفة.

1. الداخلية والخارجية

الأول هو الذي ينشئ التمييز بين التواصل الداخلي والخارجي ، الأول هو الذي يحدث بين الإدارات المختلفة والعاملين في الشركة نفسها والثاني الذي يهدف إلى إقامة اتصال مع البيئة..

2. ثنائي الاتجاه وأحادي الاتجاه

وبالمثل ، يمكننا أيضًا العثور على أنماط اتصال أعمال ذات مستوى أكبر أو أقل من التفاعل ، بحيث نتمكن من العثور على الاتصالات ثنائية الاتجاه الأكثر شيوعًا التي يتفاعل فيها المرسل والمستقبل وتبادل المعلومات حتى الرسالة أحادية الاتجاه التي يتم فيها إرسال رسالة واحدة فقط, عموما من مواقع السلطة ، إلى المتلقي الذي ليس لديه خيار للرد.

3. تصاعدي ، تنازلي والأفقي

ضمن الاتصالات التجارية الداخلية للمؤسسة ، يمكننا أن نجد ثلاثة أنواع كبيرة حسب النقطة التي تبدأ فيها المعلومات والموقف بين المرسل والمستقبل لنفس الاتصال. نحن نتحدث عن التواصل الهابط عندما يتم تنفيذ الفعل التواصلي من جهة إصدار بتكلفة أعلى من جهاز الاستقبال.

عندما يكون المرؤوس هو الذي يصدر الرسالة إلى رئيسه ، فإننا نتحدث عن تصاعد التواصل. في كلتا الحالتين ، سنواجه نوعًا من الاتصالات الرأسية ، أي اتصال فيه الموضوعات التي تحافظ على الفعل التواصلي لها علاقة عدم مساواة من حيث القوة (هناك تسلسل هرمي بينهما).

النوع الآخر الكبير من التواصل هو التواصل الأفقي ، والذي يتم تأسيسه بين الأفراد الذين لديهم نفس الموقف ويكونوا في نفس المستوى من التسلسل الهرمي.

4. رسمية وغير رسمية

أخيرًا ، تجدر الإشارة إلى أنه في التواصل التجاري ، يمكننا أن نجد وجود نوعين مختلفين من قنوات الاتصال: رسمي وغير رسمي. الأول هو حيث يتم التعامل عادةً مع الجوانب الفنية وربطها بالمهام نفسها ، كونها نوعًا من التواصل المحترم الذي يركز على سبب الشركة وهدفها..

في التواصل غير الرسمي ، ولكن, عادة ما يتم تأسيس اتصالات أكثر مرونة وطبيعية, ركزت في المقام الأول على العلاقات الشخصية وغالبا ما يكون لها أكبر تأثير على رفاه العمل. هذا الأخير يختلف اختلافًا كبيرًا استنادًا إلى من ينفذه ويمكنه تجاوز مكان العمل ، حيث يصعب التحكم فيه من قِبل المنظمة.

تهديدات محتملة للتواصل الجيد

حقيقة الحفاظ على التواصل التجاري الفعال أمر أساسي ، ولكنه ليس بالأمر السهل. ومن الضروري أن نأخذ في الاعتبار وجود مستوى عالٍ من التباين في المواقف التي قد تنشأ ، وكذلك وجود سوء الفهم وسوء الاستخدام والصعوبات في اتصالات الشركة.

1. عدم الاتساق

أحد العوامل التي تؤثر على أن التواصل مفيد حقًا هو مصداقية المصدر والاعتبار الموضح للمستلم للرسالة ، ومن أمثلة ذلك وجود تعارضات بين ما يقال وما يقال. يتم ذلك ، وليس الحفاظ على المصدرين وسيلة للعمل بما يتفق مع الرسائل الصادرة.

يمكن أن يحدث هذا الأخير في أي من عمال الشركة ، بغض النظر عن وضعهم الهرمي أو إذا تحدثوا إلى أحد كبار أو مرؤوس أو شخص ما على نفس المستوى من التسلسل الهرمي ، ويولد تداعيات خطيرة لكلا الموضوع (حسب الموقف يمكن أن ينتهي الأمر إلى اعتبارها سيئة أو حتى يتم رفضها) كما هو الحال بالنسبة للمنظمة (توليد مستوى أقل من الثقة في الشخص وفي حالة وجود منصب رفيع حتى في المنظمة).

بنفس الطريقة وعلى سبيل المثال في حالة الشركات الكبيرة التي تضم عددًا كبيرًا من الإدارات ، إذا كان هناك اختلاف بين شخصيات السلطة أو المرجع داخل الشركة على الأرجح يمكن أن تولد وضعا لا يعرف فيه العامل حقيقة القيادة التي يجب أن تتبعها, شيء يمكن أن يولد الإحباط وعدم الثقة.

وبالمثل ، من الضروري توخي الحذر الشديد في قابلية تفسير الرسائل ، لأن وجود التناقض يمكن أن يتسبب في ظهور إدارات أو عمال مختلفين لتفسير أشياء معاكسة. ما تسعى الاتصالات التجارية هو على وجه التحديد لضمان التنظيم الداخلي والاتساق ، بحيث الرسائل غير واضحة مع تفسيرات مختلفة قد يسبب عدم اليقين والشكوك تنشأ مع مستلمي الرسالة.

2. عدم وجود علاقة عاطفية

يمكن العثور على مشكلة أخرى في طريقة حدوث الاتصالات. على سبيل المثال ، في بعض المنظمات قد تكون هناك صعوبة في توليد شعور بالتعلق العاطفي ، الأمر الذي قد يولد في العمال قدراً أقل من الالتزام والإنتاجية وفي عدم اهتمام المستخدمين والبحث عن بدائل أخرى. من الضروري أن نقدر أن كل شيء يتم, وحتى ما ليس كذلك ، هو التواصل بشكل أساسي.

وبالتالي ، فإن الرسالة نفسها ليست مهمة فحسب ، بل هي أيضًا الطريقة التي يتم بها إرسالها: فهي ليست هي نفسها أو تقدم بريدًا إلكترونيًا إلى نفس الأحاسيس كاجتماع وجهاً لوجه أو البحث عن جهة اتصال حقيقية.

3. لا يفهم السياق

يجب أيضا أن تكون قيمة التكيف مع الوضع الحالي والتقدم الاجتماعي, وكذلك خصوصيات الوضع نفسه. على سبيل المثال ، في مجتمع متزايد العولمة ، حيث تسمح التقنيات الحديثة بالاتصال الفوري مع عدد كبير من الناس في نفس الوقت ، قد يكون من الضروري تحليل سياسات الاتصال والاستثمار فيها التي تأخذ في الاعتبار قوة الشبكات وكيفية نقل المعلومات المطلوبة بشكل صحيح ، بالإضافة إلى تقييم الاتصال مع العملاء المحتملين من مناطق أخرى من العالم.

وبالمثل ، من الضروري أيضًا تقييم الموقف الخاص بالشركة حتى لا تقوم بما هو أكثر مما يمكن تغطيته ، مع ضرورة مراعاة وضع الشركة ككل.

قد تكون هناك مشكلة أخرى هي محتوى الرسائل التي يتم إصدارها: من الممكن أنه على الرغم من وجود الاتصال ، فإنه لا ينقل أو لا يفهم المحتوى الذي سيكون ضروريًا لإرساله. قد تركز على الجوانب التكميلية إلى حد ما وتتجنب على سبيل المثال التوجه أو الأهداف التي ينبغي أن تتضمنها وظيفة معينة, أو أنهم يعتبرون أمرا مفروغا منه وجود المعرفة التي لم يتم أبدا صراحة.

4. العزلة وعدم التواصل

أخيرًا ، ربما تكون المشكلة الأكثر أهمية التي يمكن استقراءها من كل المشاكل السابقة هي احتمال عدم وجود اتصال حقيقي.

أوضح مثال على ذلك هو الاستخدام الثابت والمستمر للاتصال أحادي الاتجاه ، والذي يمكن أن يولد حالة من الركود وعدم فهم ما يحدث في المنظمة نفسها. لحسن الحظ ، اليوم هو الأقل استخدامًا على وجه التحديد لأنه الأقل كفاءة والأكثر فائدة.

إنه ممكن أيضًا أن المواقف المختلفة لا تملك الآليات الكافية للاتصال بها حتى لو تم سماع آرائهم ، فهناك احتمالات أقل للتعليقات أو حتى أن الأجزاء المختلفة من الشركة ليس لها اتصال مع بعضها البعض. من الضروري تحفيز هذا التفاعل بطريقة نشطة.

المراجع الببليوغرافية:

• أندريد ، هوراسيو. (2005). الاتصالات التنظيمية الداخلية: العملية والانضباط والتقنية. إسبانيا: Gesbiblo، S. L.
• بريلوين ، إل. (2004). نظرية العلوم والمعلومات. مينيولا ، نيويورك: دوفر.