كيفية إدارة الوقت لتكون أكثر كفاءة في العمل

ومن المفارقات, إدارة الوقت مشكلة نواجهها جميعًا ، لكن ليس لدينا وقت لمعالجتها. ومع ذلك ، فإن قضاء بعض الوقت في تحليل كيف "نقضي" وقتنا والتفكير في كيفية أن نكون أكثر فاعلية أمر يستحق القيام به. من الممكن إدارة الوقت لتكون أكثر فاعلية في العمل ، لكنها مشكلة يجب أن نواجهها.

بعد كل شيء ، يمر الوقت. وكلما مر الوقت دون معالجة المشكلة ، زاد الوقت الذي سنخسره ، والمزيد من الطاقة التي سنضيعها والمزيد من الفرص التي سنتركها. لهذا السبب من الضروري تحليل طريقتنا في إدارة الوقت لتنفيذ التغييرات الضرورية. 

21 نصائح لإدارة الوقت وتكون أكثر كفاءة

تعد إدارة الوقت مشكلة معقدة تتراوح من زيادة الإنتاجية إلى الموازنة بين العمل والحياة الأسرية ، وتجنب الإرهاق ، وخلق عادات جيدة أو إنشاء أهداف طويلة الأجل ، من بين أمور أخرى. التخطيط وتحديد الأولويات هي الأسس للسيطرة على وقتنا وحياتنا ، بغض النظر عن مهنتنا. المؤلف Jory MacKay يقترح 21 استراتيجية لإدارة الوقت بشكل فعال.

فهم إلى أين يذهب وقتك

إدارة الوقت لا تعني قمع الخوف من إضاعة الوقت. إن الأمر يتعلق بفهم الفوائد القوية لاستخدام وقتنا بحكمة ، كما يوضح ماكاي. وبالتالي النصائح والاستراتيجيات الأولى:

1. فهم سبب أهمية إدارة الوقت. إدارة الوقت لا تعني خنق الخوف من إضاعة الوقت. إنه يتعلق بفهم الفوائد القوية لاستخدام وقتنا بحكمة.

2. كن واقعيا حول مقدار العمل الذي يمكنك القيام به في الواقع في يوم واحد. يمكننا التفكير في الوقت كمورد نحتاج إليه ببساطة أكثر ، ولكن المزيد من الوقت لا يعني المزيد من الوقت الإنتاجي. إن أبسط أشكال إدارة الوقت هو تحديد موعد ومكان العمل.

3. اكتشف أين تضيع الوقت. كلما فهمت كيف تقضي يومك ، ستكون جهود إدارة وقتك أكثر تأثيرًا.

4. حدد الأهداف والتنبيهات اليومية لكيفية قضاء الوقت. بمجرد الحصول على نظرة عامة حول كيفية قضاء وقتك ، يمكنك البدء في إجراء تغييرات يوميًا.

5. إنشاء روتين الصباح الذي يحفزك. يمكن لروتين الصباح الجيد أن يعدك ليوم عمل مثمر وهادف ، لأنه يتيح لك الفرصة للبدء بدافع إيجابي ستستفيد منه خلال بقية اليوم.

6. التخلي عن تعدد المهام. أظهرت الدراسات أنه من المستحيل على الإنسان التركيز على أكثر من مهمة واحدة في كل مرة. عندما تجد نفسك يفقد التركيز ، توقف عن كتابة ما تفكر فيه قبل العودة إلى المهمة التي تقوم بها.

إعطاء الأولوية للعمل هادف وتفويض الباقي

بمجرد أن نعرف إلى أين يذهب وقتنا ، يتعين علينا أن نقرر ما ينبغي لنا (وينبغي ألا نكرس) وقتنا لشرح MacKay. لهذا:

7. فصل عاجل عن العمل المهم. إن تمييز ما هو عاجل عما هو غير مهم وما هو مهم أو غير مفيد ، يساعدك على تحديد أولويات وقتك ورسم تقويم يتيح لك القيام بعمل أكثر أهمية وأقل من غير المهم..

8. إعطاء الأولوية بدون رحمة. اختيار الأهداف الرئيسية والتركيز عليها.

9. استخدم قاعدة 30X لتفويض المزيد من المهام. يقترح Mackay اتباع القاعدة التي اقترحها Rory Vaden ، والتي تقترح أن نعطي 30 مرة الوقت الذي يستغرقه لنا لاستكمال مهمة لتدريب شخص آخر للقيام بذلك. يمنحك قضاء بعض الوقت في تفويض وتدريب شخص آخر ربحًا صافًا قدره 1100 دقيقة سنويًا. أو ، كما تقول فادن بزيادة 7 ر 7٪ في روتي (العائد على الوقت المستغرق).

10. استرجاع "لا" في المفردات الخاصة بك. وفقا لمقال من جامعة شيكاغو ونشرت في مجلة أبحاث المستهلك, إن قول "لا" ، بدلاً من "لا أستطيع" ، سمح للمشاركين بفصل أنفسهم عن الالتزامات غير المرغوب فيها بسهولة أكبر.

وضع جدول يومي فعال

بمجرد الانتهاء من أعلاه, حان الوقت لتصميم جدول زمني لإدارة الوقت بشكل فعال.

11. تعيين الجداول الزمنية ، وليس المواعيد النهائية. منتجعات ماكاي هنا بناءً على نصيحة جيمس كلير. بدلاً من إعطاء نفسك موعدًا نهائيًا لتحقيق هدف معين (ومن ثم الشعور بالفشل إذا لم تنجح) ، اختر هدفًا مهمًا ثم حدد جدولًا للعمل وفقًا لذلك.

12. البرنامج مع الوقت ، وليس مع المهام. قم بمهام كبيرة وقسمها إلى جلسات محددة التوقيت. من خلال تنظيم اليوم بجدولة الوقت بدلاً من الواجب المنزلي ، ننتقل من إدارة جدولنا الزمني حول موعد (مهمة) غير معروف إلى وقت معروف.

"التقويم محدود؛ لا يوجد سوى عدد معين من الساعات في اليوم. تصبح هذه الحقيقة واضحة في الوقت الذي نحاول فيه وضع عدد غير حقيقي من الأشياء في مساحة محدودة ". 

-بيتر بريجمان-

13. الجدول الزمني للانقطاع والفواصل. نحن بحاجة إلى وقت للراحة ونفترض أنه ستكون هناك انقطاع. ليس الاعتماد عليها هو الفوضى. تصل الانقطاعات أو تخبرنا أجسامنا أنه يتعين علينا أخذ استراحة. إذا لم نعتمد عليه ، فعندما يحدث ذلك ، فجأة ينهار برنامجنا المصمم بشكل مثالي.

14. وقت منفصل صانع من الوقت مدير. من السهل جدًا ملء المهام الإدارية وعدم ترك وقت كافٍ للعمل المجدي. شيء واحد هو فعل وآخر إدارة.

15. الأنشطة دفعة طوال الأسبوع. يمكنك تجميع الأنشطة المماثلة والاستفادة من الزخم الذي تحصل عليه عند البدء. يطبق القانون الأول لحركة نيوتن على الإنتاجية: "كائن في الحركة ، يبقى في الحركة".

استخدم الموقع لصالحك لإدارة الوقت

التقويم الخاص بك أو الجدول الزمني ليست أدوات إدارة الوقت الوحيدة التي لديك. يقترح Mackay بعض الطرق التي يمكنك استخدامها في مكان العمل والتي يمكن أن تؤثر على طريقة عملك.

16. اختبار الطريقة الفشار في مكان العمل لفتح وقتك. يمكن أن يكون تغيير موقع العمل خلال اليوم طريقة ممتازة للحفاظ على الدافع والإنتاجية. تعمل تقنية جويل رونيون على هذا النحو:

• اكتب كل المهام التي يجب عليك القيام بها اليوم.
• قسّم تلك القائمة إلى 3 أقسام متساوية أو إلى ثلاث مجموعات (القرعة ، كما هو موضح في المجلس 15).
• اختيار 3 مواقع مختلفة لكل دفعة من العمل.

17. العمل مع دورة الطاقة الطبيعية في الجسم. اعمل بعمل أفضل ما يناسبك ، بحيث لا تفكر فقط في إدارة وقتك ، ولكن أيضًا طاقتك.

حماية وقتك

لن يكون هناك نقص في الأشياء التي يمكنك القيام بها والتي ستحاول أن تشغل وقتك. لهذا السبب عليك حمايته ، لتجنب استخدامه بطريقة خاطئة. يقترح ماكاي هذه النصائح لتحقيق ذلك:

18. استخدام الكسل الاستراتيجي للعمل على الأشياء الصحيحة. يشير مفهوم "الكسل الاستراتيجي" إلى تحديد أولويات العمل والمهام المهمة والسماح لنفسه بالكسل الذي لا يهم فيه.

"ليس هناك ما هو أقل إنتاجية من جعل أكثر فعالية ما لا ينبغي القيام به على الإطلاق".

-بيتر دراكر-

19. أتمتة التركيز غير قابلة للتفاوض الوقت طوال اليوم. من المهم التأكد من أن جلسات العمل المركزة تتطور بسلاسة. لهذا من المهم أن تحمي نفسك من الانحرافات. هناك أدوات تساعدك على التواصل مع الآخرين والتي لا تتوفر لك تلقائيًا. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فيمكنك البحث عن طرق لإعلام الآخرين بأنك في لحظة عمل لا يمكنك أن تتضايق فيها.

 20. استخدم طريقة Ivy Lee لإنهاء اليوم بشكل صحيح. اقترح Ivy Lee هذا الروتين اليومي البسيط المكون من خمس خطوات لتحقيق أقصى إنتاجية:

• في نهاية كل يوم عمل ، اكتب أهم ستة أشياء تحتاج إلى تحقيقها غدًا. لا تكتب أكثر من ست مهام.
• إعطاء الأولوية لتلك العناصر الستة حسب الأهمية.
• في اليوم التالي ، ركز فقط على المهمة الأولى. اعمل حتى تنتهي من المهمة الأولى قبل الانتقال إلى المهمة الثانية.
• اقترب من بقية قائمتك بنفس الطريقة. في نهاية اليوم ، انقل العناصر غير المكتملة إلى قائمة جديدة من ستة مهام لليوم التالي.
• كرر هذه العملية كل يوم عمل.

21. لا تنسى فوائد وقت الفراغ. إدارة الوقت لا يعني العمل فقط. لإيجاد توازن في الحياة العملية يحافظ على صحتنا وسعادتنا ، يجب أن نتأكد من ترك وقت للراحة والاسترخاء والتواصل الاجتماعي.

إن إدارة الوقت وزيادة الإنتاجية يمثل تحديًا في متناول الجميع. ومع ذلك ، يجب أن ندرك أن علينا أن نتوقف ونفكر فيما نفعله ، وكيف نفعل ذلك وما نريد حقًا تحقيقه. العمل لا يعني بالضرورة العمل ، ناهيك عن الانتهاء.

قضاء بعض الوقت ، واحد تحتاجه ، لتحليل الروتينية الخاصة بك وإعادة التفكير في المهام الخاصة بك. باستخدام هذه التعليمات لإدارة الوقت ، سيكون من الأسهل بكثير مواجهة عملك أو دراستك والحصول على نتائج أفضل.

المراحل الثلاث للأداء العالي ، وفقًا لمانويل كولوما ، لا يمثل الأداء العالي مفهومًا يقتصر على الرياضيين النخبة أو رجال الأعمال / رجال الأعمال الكبار. يمكننا جميعًا أن نطمح إلى أن نكون أشخاصًا ذوي أداء عالٍ ، لأننا يمكن أن نصبح جميعًا أكبر بكثير مما نحن عليه الآن ، أكثر بكثير مما نتخيل. اقرأ المزيد "